Vor arăta altfel birourile după pandemie?24 min read

De Oana Vasiliu 23.04.2021

La mai mult de un an de când work from home a devenit normalitate pentru majoritatea industriilor, clădirile de birouri au încă porțile deschise. Se lucrează și în sistem hibrid, iar unii angajați preferă să vină la birou. 

Clădirile de birouri funcționează, în acest moment, la o capacitate redusă. Nu există  reglementări foarte concrete despre spațiul de lucru al viitorului apropiat, care probabil va fi încă pandemic, așa că reprezentanții clădirilor de birouri caută cele mai bune soluții pentru chiriași.

După ce, în ultimele decenii, s-au „dărâmat” zidurile dintre birourile individuale, oferind o atmosferă inclusivă, printr-un open space pe care, uneori, și-a pus amprenta și un designer de interior, astfel încât totul să fie în armonie, a ridica din nou pereți pentru ca oamenii să se simtă în siguranță pare o opțiune des menționată în discuțiile despre cum se vor schimba birourile, în viitor..

Realitatea din teren

Aproximativ 40% din spațiile de birouri din București sunt ocupate de companii active în zona de IT&C, arată studiile făcute de Colliers, unul dintre liderii globali în servicii de consultanță imobiliară și de management al investițiilor.

Următoarele sectoare de activitate ca pondere în stocul de spații de birouri ocupat sunt cel financiar-bancar (cu o cotă în jur de 15%), serviciile profesionale (10%) și sectorul FMCG, care ocupă 5-10% din spații.

Cât privește industriile care s-au întors la birou, Daniela Popescu, Associate Director Tenant Services and Workplace Advisory în cadrul Colliers, spune că „în octombrie anul trecut, circa 50% dintre respondenți menționau că în birouri sunt prezenți sub 10% din angajați. Totuși, alți circa 20% dintre respondenți, cu activitate în special în sectoarele financiar-bancar, FMCG și construcții, vorbeau de o prezență de 25-50%”.

Daniela Popescu

În această perioadă, companiile care au închiriat spații de birouri pot discuta de reducerea suprafeței închiriate în două cazuri: atunci când contractele de închiriere ajung la termenul final sau când se poate folosi clauza de „break option”, (…) Pentru că majoritatea contractelor sunt încă în derulare, majoritatea firmelor nu își pot reduce suprafețele ocupate cu birouri, chiar dacă acestea nu sunt folosite.

„Aceleași date din sondajele Colliers arată că aproximativ 35% dintre companiile respondente au menționat ca ar putea să-și reducă spațiul de birouri cu 10% până la 30%, în timp ce circa 50% dintre companii s-au declarat convinse că nu va fi nevoie să reducă spațiul”, spune Daniela Popescu.

Adaptarea birourilor la noua normalitate

În momentul de față nu există modificări oficiale, acte normative care să reglementeze spațiul construit de birouri într-un mod anume, în contextul pandemic. „Mă refer aici nu doar la compartimentări, ci și la sistemul de ventilație al unui spațiu”, spune Roxana Achim, Lead Architect and Senior Project Manager la Colliers.. „Se discută încă de la începutul acestei situații inedite despre cum s-ar putea îmbunătăți partea de instalații a unei clădiri în scop preventiv, iar unii dezvoltatori deja iau măsuri în plus față de prevederile din normativ, însă așteptăm să vedem ce se va legifera în acest sens.”

Un standard internațional s-a diferențiat în rândul proprietarilor de clădiri de birouri și din ce în ce mai multe dintre acestea sunt certificate conform  cerințelor WELL Health-Safety.„WELL Health-Safety Rating”, wellcertified.com Standardul pune accentul pe politici operaționale și de resurse umane, pe protocoale de mentenanță, planuri de intervenție pentru urgențe (pandemii, dezastre naturale, intervenția omului) și diverse verificări de ordin tehnic ale sistemelor unei clădiri. „Odată implementate aceste practici, spațiul poate primi recunoașterea internațională WELL Health-Safety Seal, care confirmă că angajatul pășește într-un spațiu sigur, în care s-au luat toate măsurile pentru ca el să lucreze în condiții optime de sănătate și siguranță”, spune Oana Stamatin, Director Green Certification and Building Surveying în cadrul Colliers.

oana stamatin

WELL Health-Safety este o certificare care vine în completarea certificatelor de sustenabilitate LEED „LEED rating system”, usgbc.org – pentru clădiri verzi – sau BREEAM„BREEAM: the world’s leading sustainability assessment method for masterplanning projects, infrastructure and buildings”, www.breeam.com – pentru clădiri sustenabile. Menținerea acestei certificări necesită un efort continuu, din moment ce trebuie reînnoită anual, în urma unui nou proces de verificare. „În România, de la lansarea acestei scheme de certificare, în august 2020, 14 clădiri, office și rezidențiale, au fost înregistrate în vederea certificării, iar alte cinci clădiri au obținut deja această certificare”, spune Oana Stamatin.

Conceptul de „de-densifying”

Unul dintre trendurile menționate la nivel internațional cu privire la noua normalitate din clădirile de birouri este conceptul de „de-densifying”. În traducere, înseamnă că firmele sunt ajutate să găsească soluții pentru a păstra distanța la birou și a ține pe toată lumea în siguranță. Ideea de „de-densifying” nu este nouă, exista și înainte de pandemie, însă acum s-a redefinit.

Chiar dacă distanțarea este un fenomen care poate fi ușor de adoptat, întrebarea este care e distanțarea ideală care nu permite îmbolnăvirea. În lipsa răspunsului și a unei reglementări care să susțină concret distanțarea în condițiile acestei crize pandemice, birourile rămân neocupate.

„Oricât de inovatoare sunt soluțiile de mobilare, rolul acestora nu este de combatare a unei potențiale îmbolnăviri, ci mai degrabă de determinare a unor tipare de utilizare a spațiului astfel încât utilizatorii să îl folosească în mod firesc, fără să pară o constrângere determinată de dorința de a se simți în siguranță”, spune Roxana Achim.

Încă din perioada de pre-pandemie, spațiile de birouri tip open space au luat forme noi, dincolo de formula clasică. „Spațiile au fost concepute astfel încât să acomodeze și lucrul operațional ocazional, nu doar destinația inițială – zonele de luat masa, spre exemplu”, explică Roxana Achim. „Am putea spune că mobilarea unui spațiu de birouri nu are limite. Însă pe cât de variate pot fi tipologiile de lucru, trebuie să avem mereu în vedere factorii ergonomici ai alternativei de lucru.”

„Până acum un spaţiu normal de birouri presupunea în medie zece metri pătraţi alocaţi fiecărui angajat”, completează Daniela Popescu, „ceea ce înseamnă că în noile condiții impuse de pandemie cele mai multe dintre companii pot aduce în același timp la birou aproximativ 50% din angajați. Chiar și așa, majoritatea companiilor au în birouri sub 25% din angajați. Pentru a asigura distanța recomandată între angajații care lucrează la birouri, companiile au apelat la soluții simple – de exemplu, au marcat atât locurile care se pot folosi, cât și pe cele care trebuie păstrate libere, atât în spațiile de lucru, cât și în sălile de întâlniri sau în locurile de luat masa, fără să investească sume semnificative în acest proces.”

FOTO: Colliers Romania

Cum vor arăta birourile în viitorul apropiat

Fiecare chiriaș al unei clădiri de birouri va decide care va fi modul de lucru în viitor. În funcție de strategia companiei, va urma un efort comun al proprietarilor de clădiri și chiriașilor pentru a creea tipuri de spații care să răspundă nevoilor angajaților.

„Din studiile efectuate de Colliers până acum,„COVID-19: Romanian Office Tenants Survey Part II”, colliers.com/ reiese ca cele mai multe dintre companii își doresc să implementeze politici de lucru la distanță de două-trei zile pe săptămână”, explică Daniela Popescu. „Din aceleași studii reiese și că angajații sunt mai eficienți acasă, când vine vorba de lucrul individual, concentrat, dar când vine vorba de lucrul colaborativ, aceștia menționează că își doresc să fie prezenți în birou. Astfel, în viitor, companiile vor trebui să identifice tipurile de spații de care vor avea nevoie, pentru ca angajații să vină la birou.”

O soluție pentru companii este serviciul Workplace Advisory, parte din abordarea Office 360°,Detalii pe office360bycolliers.ro o soluție pentru crearea birourilor viitorului lansată recent pe piață de Colliers. Compania a dezvoltat și aplicația Workplace Expert,Disponibilă pe apps.colliers.com un instrument online care ajută companiile să determine mediul de lucru optim pentru organizație și pentru angajați. Prin aplicație, se pot recomanda diferite configurații pentru fiecare birou, pe baza răspunsurilor companiilor la întrebări despre obiective, modele de lucru, particularități ale brandului și factori care stau la baza culturii organizaționale.

„Avem deja patru clienți care ocupă peste 35.000 metri pătrați împreună cu care dezvoltăm strategia de lucru în viitor și implicit modul în care biroul trebuie să fie adaptat, astfel încât să susțină nevoile viitoare ale angajaților”, spune Daniela Popescu.

Cubicles, open-space sau co-working?

Cubicles sunt birourile parțial închise, cu pereți despărțitori înalți, astfel încât să se creeze o formă de intimitate, create în 1967 de designerul Robert Propst, pe care le vedem în filmele americane din ultimele decenii ale secolului XX. E o soluție la care s-a renunțat treptat, fiind adoptate birourile tip open-space, care au indus sentimentul de incluziune și de grup. Ulterior a apărut conceptul de co-working, în care oameni care nu se cunoșteau sau care nu lucrau împreună foloseau același spațiu comun de birou.

„Biroul tip open space nu mai este de mulți ani ce a fost odată. A devenit un spațiu amorf, care cuprinde zone de lucru concentrate, zone colaborative, zone în care te poți retrage să vorbești la telefon fără să te audă colegii din jur, zone de relaxare, zone de joacă”, spune Roxana Achim. „Există delimitări cu perdele sau panouri acustice, care ameliorează zgomotul,  soluții de tavane, pardoseli, pereți, mobilier acustic, care contribuie și ele la atenuarea zgomotului de fond. Niciun client din ziua de azi, chiar și în contextul pandemic, nu-și dorește reîntoarcerea la cubicles. Nici măcar cei mai conservatori dintre aceștia. De ce? Pentru că spațiul de birou nu mai este doar un câmp de lucru monoton și normat cum era în trecut. Biroul se dorește a fi un loc care să inspire, care să stimuleze starea de bine a angajatului, astfel încât acesta să lucreze cu plăcere.”

Roxana Achim

Cât privește spațiile de co-working, Daniela Popescu spune că „ne așteptăm ca o serie de companii să ofere angajaților și posibilitatea de a lucra într-un spațiu de tip serviced office (co-working). De asemenea, se vehiculează și ideea unui birou de tip hub (de dimensiuni reduse), care să presupună o frecvență mult redusă a angajaților la birou, completată de o politică de lucru care să le ofere opțiunea de a alege să lucreze de acasă sau într-un spațiu de tip serviced office”.

Din informațiile Colliers, spațiile de co-working sunt folosite deja pentru întâlniri de lucru sau sesiuni de strategie, pentru că oferă săli cu o capacitate mare și se pot respecta toate cerințele de distanțare și, în același timp, reprezintă o soluție mai facilă pentru companii din punctul de vedere al organizării.

Biroul post-pandemic

Dacă ne uităm la imagini cu interioare de birouri de acum o sută de ani, acestea seamănă foarte mult cu birourile de astăzi: mese și scaune așezate în diferite spații. Însă astăzi vorbim și de ergonomie, design și materiale folosite atunci când definim spațiul de la birou.

„Tehnologia, consumerismul și alte nevoi moderne, unele de care nici nu știm că le avem, au dus la o dinamică economică fenomenală, iar nevoia de spațiu de birouri pentru toate locurile de muncă asociate acestei creșteri face parte din acest lanț.”, spune Roxana Achim. „Evident că masa și scaunul au rămas, ca și concept de bază, aceleași. Însă, chiar și masa și scaunul evoluează anual din punct de vedere ergonomic, al design-ului, al materialului.”

Design-ul, atmosfera unui birou se schimbă cam la fiecare cinci ani, tocmai pentru că apar noi trenduri ca și în moda vestimentară. „Și, la fel ca în modă, unele tendințe clasice se vor întoarce mereu, sub o formă reinterpretată corespunzător vremii”, completează Roxana. Important de reținut este că nu designul unui birou provoacă o schimbare, ci oamenii vor fi mereu catalizatorul acesteia.”

„Dacă până acum 10 ani biroul trebuia să fie oglinda identității unei corporații, în viitor biroul va continua să devină din ce în ce mai mult oglinda oamenilor care lucrează pentru acea corporație. Locul de muncă va deveni acel catalizator de discuții, acel hub, vatra unei companii, unde oamenii vor veni cu plăcere pentru tot ce nu se poate face din vârful muntelui sau din pat”, adaugă Roxana.

Cât privește locul de muncă al viitorului, Daniela Popescu menționează că „Până anul trecut, majoritatea spațiilor de birouri erau gândite în jurul stației fixe de lucru și pentru fiecare angajat se asigura câte o stație fixă de lucru. În plus, se alocau o serie de spații adiționale care pot fi folosite de angajați, precum săli de meeting, cafeteria și eventual o zonă de relaxare. În viitor, ne așteptăm ca majoritatea companiilor să aloce mult mai multă atenție în a înțelege tipurile de activități pe care fiecare angajat va fi nevoit să le îndeplinească în momentul în care va veni la birou și să ofere spații de lucru potrivite pentru acestea”.



Text de

Oana Vasiliu

Jurnalist cu peste 10 ani de presă în continuă căutare de povești și oameni care schimbă lumea prin cultură și idei.

SOCIETATE|STUDIU

Numărul lui Dunbar: de ce teoria mea că oamenii pot menține doar 150 de prietenii a rezistat la 30 de ani de examinări

De
Acum trei decenii, Robin Dunbar a arătat că cercul de prieteni al unei persoane e de circa 150 de oameni. O lucrare recentă arată că ipoteza ar fi greșită, însă Dunbar demonstrează că cercetătorii au făcut o eroare de calcul elementară.  
SOCIETATE|Q&A

Munca de acasă e plictisitoare? Gamificarea poate fi o soluție

De
Ședințe prea lungi pe Zoom? Am vorbit cu Jennifer van Lent, specialistă în adaptarea companiilor la telemuncă, despre cum poți schimba asta
SOCIETATE|Q&A

Ce caută roboții în biblioteca sătească?

De
În 150 de sate și comune din România, CODE Kids oferă copiilor șansa de a participa la un club de IT – o șansă care le-ar putea schimba, multora, întreaga viață.
SOCIETATE|TIPPING POINT

Mai poate Europa să-și salveze sezonul estival?

De
O campanie de vaccinare care șchioapătă din cauza unor decizii greșite, întâmplări neprevăzute, probleme de producție, efecte adverse și mesaje propagandistice ar putea afecta economic țările din sudul Uniunii Europene