Munca de acasă e plictisitoare? Gamificarea poate fi o soluție

Ședințe prea lungi pe Zoom? Am vorbit cu Jennifer van Lent, specialistă în adaptarea companiilor la telemuncă, despre cum poți schimba asta prin gamificare.

Un an și jumătate de muncă de acasă. Sunt avantaje: mai puține haine de călcat, mai mulți bani pe care nu-i dai pe cafele și mesele de prânz, mai puțin timp pe drum. Sunt dezavantaje: nu mai schimbi „peisajul”, ceilalți membri ai familiei nu ți-au învățat rutina, ai uitat cum e să porți pantaloni. Iar ședințele – ședințele sunt prea lungi. OK, poate nu poți tu schimba modul în care se desfășoară ședințele la distanță, însă poți veni cu propuneri în viitoarea întâlnire pe care o ai cu șeful tău. I-am cerut sfaturi unei specialiste în gamificare, adică folosirea jocurilor în lucruri serioase.

Jennifer van Lent, CMO și co-fondatoare a Playbook ToolkitSite oficial: playbooktoolkit.com și Digital Doorway,Site oficial: digitaldoorway.eu lucrează cu companii pentru a le ajuta să-și rezolve problemele de adaptare la telemuncă și mediul online. Misiunea ei este promovarea inovațiilor, încurajarea inspirației și inventivității. Am prins-o printre proiecte pentru niște Zoom și e-mail-uri și am încercat să abordăm toate chestiunile care se pot face bine și confortabil pentru ca munca de acasă să fie mai plăcută.

Mindcraft Stories: Există destul de mulți oameni care sunt plictisiți, exasperați și frustrați de munca de acasă. Și cum asta o să mai dureze, le-ar prinde bine niște sfaturi apropos de telemuncă. 

Jennifer van Lent: Problema este reală. Pentru foarte mulți, lucratul de la distanță a fost ceva nou și, la început, multe companii nu au oferit nici training-uri, nici nu au alocat resurse pentru ca angajații să se adapteze la munca de la distanță. Există și un termen pentru asta: „Zoom fatigue”.„How this year of working on Zoom has affected your brain”, cnn.com 

Sunt mai mulți factori care influențează confortul și implicit calitatea muncii de la distanță. Primul este mediul în care muncești, să ai un spațiu amenajat doar pentru asta.

Și copiii sau alte persoane din casă sau conexiunea la net fac parte din mediul de muncă. 

Al doilea factor sunt instrumentele folosite pentru a fi în contact cu ceilalți – platforme digitale, app-uri, soft-uri. Al treilea factor este lipsa navete. Nu mai facem drumul de acasă la birou și fix asta ne ajuta să ne „rupem” de un mediu și să ne pregătim psihic pentru altul. Timpul acesta era folosit de cei mai mulți, fie că își dau seama de asta sau nu, ca să se concentreze sau detensioneze. S-a pierdut o zonă-tampon între muncă și viața personală. 

Nu avem cum să ignorăm efectul pe care videoconferințe îl au. Nu doar asupra productivității, ci și asupra modului în care participăm, ideilor care ne vin, creativității. Există studii recente despre cum ideile bune sunt ajutate de mișcare. Nu mă refer musai la sport, cât la câțiva pași făcuți „pentru dezmorțire”, chiar și în interior.

Practic, videocall-urile taie din creativitate și ne fac să gândim inside the box.

Nu ar trebui să uităm că la locul de muncă există și prietenii cu colegii, precum și distracție. Eu știu că unora le lipsesc interacțiunile astea. Noi, cei de la Playbook Toolkit am încercat să le recreăm în online. 

Cum reacționăm la lipsa unui feedback fizic, imediat (priviri, gesturi care exprimă reacțiile celorlalți), dintr-o întâlnire/ședință online? Compensăm cumva sau ignorăm absența componentei ăsteia? 

J.v.L.: Nu, nu ar trebui să ignorăm lipsa asta, pentru că reacțiile fizice, non-verbale, așa numitul non-verbal physical feedback, sunt foarte importante pentru mai multe situații și departamente. Am lucrat cu oameni care, pentru a vedea mai bine reacțiile celorlalți din call, se băgau cu toată fața în cameră. Asta nu ajută pe nimeni și, în afară de a-ți vedea ceilalți toate firele de păr din nas, nu rezolvă nimica. 

Ca să compensăm asta, noi am introdus un set de meeting cards. Tipărite pe carton (dar există și format PDF, pentru telefoane), cardurile/cărțile astea sunt un mod rudimentar, dar eficient, de compensare a lipsei reacțiilor fizice, care se pierd online. Le arăți către cameră pentru a semnala sau o problemă, sau o reacție – ești pe mute, repetă, nu te înțeleg – și a arăta câteva emoticoane.

Cartoane folosite în ședințele online. Foto: Digital Doorway

Asta sună a gamificare, nu?

J.v.L.: Da, este gamificare, aplicată muncii la distanță. Și include nu doar virtualul, ci și obiecte reale. Există jocuri/programe/concursuri care dinamizează o experiență care altfel, fără elementul de gamificare, ar fi mult mai statică și cu mai puțină interacțiune cu colegii. Iar interacțiunea, chit că este virtuală, este importantă. Ajută și la moral, și la eficiența muncii.  

Ce-i la fel de important ca interacțiunea este ca fiecare să aibă la dispoziție „uneltele” necesare. Și aici fiecare angajat, dar și fiecare companie, au problemele și soluțiile lor. Ce organizăm noi, Playbook Toolkit, sunt workshop-uri care mai taie din monotonie și ajută echipele să-și găsească soluțiile optime. Nu venim cu soluții magice, punem în mișcare ideile și creativitatea participanților.

Într-un moment în care productivitatea este mereu în centrul atenției, mulți nu iau în calcul că, fără relaxare, confort și mai ales creativitate, productivitatea are de suferit.

Folosim mai multe metode și instrumente ce pot să pară doar simple joculețe, dar care ajută la moral și fluidizează schimbul de idei.

CITEȘTE ȘI: Gadgeturi cu adevărat utile pentru munca de acasă

Îmi dai câteva exemple de soluții venite din gamificare pe care le-ați testat voi cu rezultate bune? 

J.v.L.: Activități de grup: crearea unui playlist al „biroului”, unde fiecare contribuie cu câte o piesă sau care e făcut de cineva complet, într-o anumită zi a săptămânii, prin rotație. Jocuri „de societate” ușor de jucat online, ca Două adevăruri și-o minciună, un joc care pare adolescentin și de foc de tabără, dar care s-a bucurat de un succes mare printre angajații cu care am lucrat. Fiecare spune două adevăruri și o minciună despre el, iar ceilalți trebuie să ghicească care este minciuna. 

Unele activități sunt doar sfaturi „de sănătate”, camuflate în sarcini și recomandări de discuție, Cum ar fi Say goodbye to your desk. Am mai folosit Moments, adică sesiuni de discuții despre obiceiurile sănătoase și nesănătoase pe care le avem când facem pauză de la calculator. Mâncăm din frigider, facem niște întinderi, stăm pe telefon, punem o mașină de rufe la spălat? Este important să facem pauze și să scoatem ochii din monitor și să ne mișcăm un pic. Tot pentru confort, am încurajat pauze de cafea sincronizate între câte doi-trei colegi, în care – fie că beau cafea sau nu – sunt încurajați să vorbească despre orice, numai despre muncă nu. 

Încurajăm și ritualurile de grup, cum ar fi „petrecerile virtuale” pentru ziua cuiva, pentru sărbătorirea unor Zile InternaționaleGăsești lista aici: un.org ori pentru a ura bun-venit unui coleg nou și la revedere unui coleg care pleacă din firmă. 

Uite, o întrebare destul de aspră: „majoritatea video-conferințelor și call-urile nu rezolvă nimic în plus față de e-mail-uri, foarte rar clarifică sau stabilesc chestii. De ce ne prefacem că sunt altceva decât o pierdere de timp?

J.v.L.: Aici avem două probleme reale, dar și ceva exagerare. Trecem peste exagerare: întâlnirile online pot și trebuie să fie utile. Problemele reale sunt atenția pe care participanții o dau întâlnirilor (de unde și concentrarea scăzută) și mai ales modul de a organiza ședințele. Care nu de puține ori era oricum defectuos și s-a mutat în online fără să fie optimizat. Am tot văzut asta la firme foarte diferite cu care lucrăm.

Prea mulți participanți, prea multe întâlniri, durate prea lungi, toate acestea duc fix la lehamite sau, să-i zicem, lipsă de încredere în ședințele virtuale. 

Lucrurile trebuie ajustate și eficientizate. Ca să trecem rapid prin cum ar trebuie să fie o ședință online:

1. Pregătire temeinică. Participanții trebuie să aibă acces la un document care menționează scopul, problemele, evoluția situației de până la întâlnire – update-urile nu-și au loc într-o întâlnire – și trebuie să vină „cu temele făcute”;  
2. Număr redus de participanți. Eu aș considera că șase este cifra maximă pentru o conferință online. Nu avem de ce să invităm oameni care nu au cu ce contribui la subiectul discutat – nu este nepoliticos să nu-i inviți pe cei care au doar tangențial de-a face cu problema de rezolvat, ba din contră este nepoliticos să-i blochezi într-o discuție la care nu au cu ce participa. Evident, pot fi implicate mai multe persoane în pregătirea întâlnirii și informate și mai multe după ce întâlnirea s-a terminat, dar asta se face mult mai eficient prin e-mail. 
3. Camerele pornite, utilizarea de screen sharing redusă la minim.

CITEȘTE ȘI: Vor arăta altfel birourile după pandemie?

Ce zici de camerele pornite pare mai degrabă din „codul bunelor maniere online”. Există așa ceva, o etichetă de bază pentru munca de la distanță?

J.v.L.: Da, la fel ca în orice birou și online există o anumită etichetă. De exemplu, fix asta cu camerele închise. Mulți țin camera închisă sau ba o închid, ba o deschid în timpul întâlnirilor. Asta nu este deloc OK. Pot exista motive pentru a închide camera sau pentru a sta cu ea închisă, dar acestea trebuie să fie excepții foarte rare.

Întârzierile de la început, prelungirile peste timpul alocat sunt și ele nepoliticoase. Din păcate, când cei de la management le fac, începe toată lumea să le facă, iar asta este neplăcut. Și pentru cei care trebuie să iasă pentru că au alt o altă întâlnire programată, și pentru că omoară timpul de dezmorțire, făcut câțiva pași, băut un pahar de apă în liniște. 

Acestea două, camera pornită și respectarea duratei, sunt reguli de bază, evident că mai sunt și altele.

Multe, pentru că variază de la echipă la echipă și de la companie la companie. Noi lucrăm cu fiecare în parte, ajutăm la stabilirea lor și insistăm și pe consultarea oamenilor, și pe comunicarea etichetei online către angajați. 

Uite încă o „întrebare de la cititori”, care apare în unele companii: cum să înțeleg eu ceva dacă oamenii din întâlnire vorbesc engleza cu accente foarte diferite? Cum să mă concentrez când se schimbă accentul la fiecare vorbitor?

J.v.L.: Interesantă problemă. Eu aș zice că lucrurile sunt invers. Lucrăm cu o internațională de inginerie și acolo am dat de vorbitori nativi (de engleză) care s-au declarat incapabili să facă un efort pentru a înțelege ce ziceau în engleză ceilalți. Aș zice că există și o lipsă de voință, că nativii sunt mai puțin dispuși să facă efortul acesta. Cei pentru care engleza este o limbă străină sunt dispuși să facă un efort în plus. Și îi ajută să vorbească ca să înțeleagă mai bine engleza. Cu timpul, comunicarea se va îmbunătăți. Pe moment, cred că sunt încă extrem de utile niște minute/briefuri ale ședințelor: subiecte, propuneri, decizii. Minutele erau foarte puțin folosite și înainte de COVID-19, dar sunt un instrument util și, mai ales, eficient. 

Ne sunt de vreun folos listele astea simple și banale, Do’s & Don’ts, de sfaturi pentru muncit online cu ceva? 

J.v.L.: Da, listele astea ajută în mod clar. Le folosim și noi, când colectăm hacks (sfaturi) pentru munca de la distanță. Majoritatea conțin cam aceleași lucruri. Dar unele sunt diferite. Pentru că vin de la companii și oameni diferiți. Eu consider că din simpla discutare – în echipă – a unor liste din astea, oricât de banale ar fi ele, pot rezulta idei noi și soluții bune. Chiar ăsta este un sfat, un Do: comentați cu colegii câteva seturi de sfaturi standard și vor rezulta idei numai bune pentru echipă. Care vor fi mult mai rapid, ușor și consistent puse în practică. 

Uite câteva sfaturi simple pentru munca online: 

1. Întâlniri de 50 sau 20 de minute, astfel încât cele 10 minute rămase să fie timp liber, de tranziție între videocall-uri; 
2. Pe wonder.me, Zoom sau Teams se pot seta întâlniri de cafea, informale și fără discuții legate de muncă. Ajută la moral;
3. Mai mult decât cele de la punctul doi, pentru companiile mari și foarte mari s-a încercat (cu succes) o serie de cafele virtuale între angajați din diverse departamente; 
4. Sărbători și aniversări online. Nu doar e-cards cu felicitări, ci mici întruniri pentru a-i cânta La mulți ani și ura toate cele bune colegului care se sărbătorește. 

Bine, bine dar cu concentrarea ce ne facem? Studii și articole recente despică firul în patru: de ce nu se pot oamenii concentra la fel de bine când sunt puși la muncă în mediu online? 

J.v.L.: Aici, la concentrare, problemele există și în viața reală și se transferă, ba chiar cresc odată ce ajung online. Noi am identificat două cauze principale: oamenii nu se pregătesc (suficient) pentru întâlniri, iar attention span-ul, să fim realiști, scade în online. Așa că am sugerat ca videocoferințele să aibă pauze informale de câte cinci minute, un chat break între subiecte face bine tuturor participanților.

Ce faci când la final de call/ședință te simți frustrat, simți că nu te-ai descurcat, că puteai mult mai bine? Frustrarea asta este foarte des menționată.  

J.v.L.: Și aici avem de-a face cu o problemă care migrează din real în online și odată ajunsă acolo devine mai presantă. Sunt mulți care nu se pregătesc suficient. Și nu mă refer doar la citit documentele, ci și la ce vrea/trebuie să facă fiecare în ședințele astea. Este important să știi ce vrei tu de la o videoconferință. Astfel, poți și să te concentrezi, și să te evaluezi mai realist. Și, evident, să localizezi cauzele frustrărilor este un pas spre a scăpa de ele. 

Există avantaje ale muncii de acasă pe care le ignorăm?

J.v.L.: Din ce observ la companiile – mai ales cele internaționale – cu care lucrăm, ar fi câteva avantaje clare:

• Mai puțin timp alocat pentru naveta zilnică și călătoriile de afaceri;
• Flexibilitatea mărită pentru orele de lucru – îți poți organiza mai confortabil viața personală. Și din reorganizarea asta poți începe să vezi altfel lucrurile și prioritățile tale personale; 
• Învățatul de lucruri noi (ca Miro, Teams) este stimulant pentru mulți; 
• Mutarea hârțogăielii în digital. Cum ar fi managementul documentelor și tot ce implică el, poate fi un avantaj major. Știu că sunt unii care antipatizează sincer acest lucru, dar în momentul ăsta au învățat să-l folosească corect și cei care l-ar fi putut evita într-un birou. Și asta este mai bine pentru toată lumea;

Mulțumesc, Jennifer. Ai putea să ne recomanzi niște site-uri utile?

J.v.L.: Da, uite, pentru muncitul online eu recomand cu căldură wonder.me (pentru evenimente online and colaborarea de grup). Pentru inovație am două preferate:  viima.com și hypeinnovation.com. Și  nu în ultimul rând, miro.com – foarte util pentru colaborări vizuale, are și un whiteboard inclus. 

Jennifer van Lent este Chief Managent Officer și co-fondatoare a Playbook Toolkit și Digital Doorway. O găsești și pe LinkedIn